Arbejdsgruppe: Svært at følge ordentligt med i forbrug af konsulenter

Det offentlige skal nedbringe brugen af eksterne konsulenter.

Det har været budskabet fra regeringen, det blev en del af finansloven for statens vedkommende, og det skal også gælde i kommuner og regioner fremover, blev det aftalt i økonomiaftalerne i sidste uge.

Kommunerne skal spare en halv mia. kr. næste år på konsulenter og mere årene efter, mens regionerne skal spare 100 mio. kr. årligt.

Men hvor stort forbruget egentlig er, og om det lykkes at få det nedbragt, er ikke sådan lige at gøre op. Det fremgår af afrapporteringen fra et udvalg, som blev nedsat i efteråret med deltagelse fra Finansministeriet, KL og Danske Regioner. 

Udvalget blev blandt andet bedt om at afdække brugen af de eksterne konsulenter, lave en fælles ramme for, hvordan det opgøres, komme med forslag til at nedbringe brugen og drøfte modeller til at følge op på udviklingen.

Opgør forskelligt

Allerede første punkt har voldt udvalget problemer, viser rapporten, som DK Nyt har fået aktindsigt i.

Stat, regioner og kommuner opgør nemlig udgifterne meget forskelligt. Staten og regionerne har haft en noget smallere definition end kommunerne for, hvad man opfatter som en ekstern konsulent, blandt andet regner kommunerne bistand fra advokater, arkitekter og ingeniører med, men det gør stat og regioner ikke.

Udvalget foreslår fremover en ensrettet definition, som ligner den, staten hidtil har brugt, plus juridisk bistand. 

Dårlig og forsinket data

Desuden volder især brug af it-konsulenter problemer, fordi der sjældent skelnes mellem drift, vedligehold og udvikling, så der fx typisk også indgår køb af licenser og software i fakturaerne. 

Desuden er der rig mulighed for fejl, både i staten, hvor konsulentbruget er baseret på manuelle indtastninger og ikke kan rettes bagefter, og i kommuner og regioner, hvor indkøbssamarbejdet SKI ifølge rapporten er eneste måde at finde data om konsulentforbrug.

Her foregår en stor del af kategoriseringen automatisk og er præget af tilfældighed, fordi det er svært at beskrive komplekse ydelser i én fakturalinje. Fx står der typisk 'honorar i alt jf. aftale' på en faktura, og så vil det kræve omfattende gennemgang af alle fakturaer og ofte også kontakt til leverandøren, hvis de skal opgøres korrekt.

Og ikke nok med det: Der er også forsinket adgang til data om konsulentforbrug, da indkøbsdata fra et år først er tilgængelig for SKI i efteråret det følgende år. 

'Såfremt der skal følges op på kommunernes og regionernes konsulentforbrug ved økonomiforhandkingerne i 2021, vil det således skulle ske med  forbrugsdata fra to år tidligere,' hedder det i rapporten.

'Kan overveje redegørelser'

Alt i alt har gruppen svært ved at komme med bud på, hvordan man kan lave en tæt og løbende opfølgning.

'I det omfang, der træffes beslutning om opfølgning på konsulentforbruget, kan det overvejes, at det sker sektorvis med redegørelse af konkret gennemførte aktiviteter og initiativer, der kan sandsynliggøre reduceret anvendelse af det eksterne konsulentforbrug. Redegørelsen kan evt. suppleres med de historiske forbrugstal opgjort efter den fælles afgrænsning,' lyder arbejdsgruppens forsigtige forslag.

Sådan gør man 

Hvor rapporten har svært ved at komme med bud på, hvordan man opgør og følger brugen af konsulenter, kommer der et klart bud på, hvornår man bør anvende konsulenter. Med afsæt i anbefalinger fra Rigsrevisionen og DI lyder de:

• At der gennemføres en grundig vurdering før indkøb af eksterne konsulenter, som danner grundlag for en kritisk og strategisk stillingtagen til behovet for anvendelse af eksterne konsulenter til den konkrete opgave.
• At der er en grundig og fyldestgørende dialog medleverandøren af konsulentydelsen om opgavens udformning, kontrakt, tidsplan og andre opmærksomhedspunkter. Det bør ligeledes på dette stadie overvejes, hvordan opgaven efterfølgende implementeres, og om der er de nødvendige ressourcer til dette.
• At egen inddragelse overvejes i opgaveløsningen. Fx om opdragsgiveren selv kan udføre dele af opgaven, indgå i et integreret team el.lign.
• At der i forbindelse med udførelsen af konsulentydelsen er en tæt og vedvarende dialog mellem det offentlige og leverandøren af ydelsen.
• At der sker en grundig opfølgning på og evaluering af ydelsen.

Desuden indeholder rapporten et forsigtigt bud på konsulentudgifterne i 2018, når man opgør efter rapportens forslag til afgrænsning. Det lyder:

• Kommuner:   3,906 mia. kr.
• Regioner:        1,017 mia. kr.
• Staten:            6,011 mia. kr.