Arbejdstilsynet: Byrådssekretariat har alt for travlt

GULDBORGSUND: Senest til januar vil Arbejdstilsynet have besked om, hvordan Guldborgsund Kommune vil sikre, at arbejdsmængde og tidspres i byråds- og direktionssekretariatet ikke går ud over de ansattes sundhed.

Det fremgår af et påbud, som DK Nyt har fået aktindsigt i.

Arbejdstilsynet vurderer nemlig efter et tilsynsbesøg i maj, at sekretariatet i flere år har været belastet af stor arbejdsmængde og tidspres, og at det er blevet værre, efter at man i november 2021 indført et nyt e-doc-system. 

Arbejdsopgaverne tager nu længere tid, fx kan en simpel opgave som journalisering af en mail tage en halv time mod normalt fem minutter. Også de øvrige dele af forvaltningen har svært ved at overholde frister, så sekretariatet ender med kort tid til at tjekke og vedhæfte materiale, der skal sendes ud til fx udvalg og byråd. 

Fejl i dagsordener

Resultatet er, at punkter bliver glemt på dagsordener, at der ugentligt sker indkaldelsesfejl, og at der sendes referater ud med teksten "beslutning ikke frigivet", selv om den er tilgængelig.

Desuden har der ophobet sig et stort efterslæb på journaliseringsopgaver, og de ansatte har mistet overblikket over dem, fordi der hele tiden kommer nye opgaver til. 

Altsammen har det resulteret i, at de ansattes arbejde er præget af brandslukning, at de er i alarmberedskab, på skift er grådlabile, sover dårligt, fordi de tænker på arbejdet, og hverken har overskud til indbyrdes smil eller sociale aktiviteter. De har også mange opsparede flextimer, som de ikke kan finde tid til at afvikle.

Tiltag har ikke hjulpet nok

Det fremgår af sagen, at kommunen løbende har gjort leverandøren af e-doc-systemet opmærksom på fejl, og at nogle er rettet, men at der ikke er nogen fast tidshorisont. Problemerne med arbejdspresset er ikke meldt ud til politikere, samarbejdsparter og borgere, men på chefniveau har man forsøgt at få overholdt frister for at sende materiale til afdelingen, uden at det dog har haft nogen længerevarende effekt.

Arbejdstilsynet vurderer, at ledelsen er opmærksom på, at arbejdsmiljøet ikke er tilfredsstillende, og forsøger at omfordele arbejde, ligesom man har ansat en studentermedhjælper til at aflaste. 

"Vi vurderer, at de forebyggende tiltag er relevante. De er imidlertid ikke tilstrækkelige, endnu ikke tilstrækkeligt implementerede eller så nye, at effekten heraf ikke har haft den fulde tilsigtede gennemslagskraft. Tiltagene kan dog indgå i efterkommelsen af påbuddet," står der i afgørelsen.