Mindre dokumentation - mere service i Vejle

VEJLE: Afbureaukratisering og administrativ forenkling - fokus på kerneopgaven. Det er budskabet i en rapport fra Vejle Kommune.

Siden kommunalreformen har Vejle Kommune høstet en lang række administrative gevinster ved at blive en større kommune. Nu har kommunen gennemført et stort pilotprojekt, hvor man har undersøgt, om der er flere administrative opgaver, der kan gøres enklere eller måske helt udelades. En række ledere på de fire store områder: Børnepasning, skole, Senior Service og voksenområdet er blevet interviewet om deres oplevelser og erfaringer med statsligt og kommunalt bureaukrati, skriver kommunen.

Svaret er, at stadig flere krav om dokumentation, evaluering og handleplaner tager tid fra kommunens kerneydelser.

Formålet med pilotprojektet er at få et overblik over, hvor man kan forenkle de administrative byrder i f.eks. børnehaver, plejecentre og på skoler, så der bliver mere tid til pasning, pleje, omsorg og undervisning.

Ingen unødvendig dokumentation
Eksempelvis skal skolerne kunne arbejde med udvikling af undervisningen og plejecentrene bruge tiden på direkte omsorg uden unødvendig dokumentation og evaluering. Målet er, at borgerne skal opleve en bedre service samtidig med, at personalet får større arbejdsglæde.

Lederne har bidraget med en lang række forslag til det videre arbejde. Der er en række statslige krav på listen over mulige initiativer. Men der er også mange interne arbejdsgange og procedurer. Blandt de 13 forslag til handlinger er f.eks. målinger og dokumentation, personaleadministration, aftalestyring og medarbejdersamtaler.

- Projekt regelforenkling er for alvor skudt i gang med dette pilotprojekt, som har kørt i første halvår af 2009. Regelforenkling var et vigtigt led i budgetforliget for 2009, og nu har vi fået sat ord på, hvor de ansatte helt konkret oplever for meget administrativt bøvl, fortæller borgmester Leif Skov (S).

- Næste skridt bliver en række konkrete initiativer til forenkling på tværs af kommunen og på de enkelte fagområder, og efter et halvt år følger Økonomiudvalget op på de gennemførte projekter. Sideløbende analyserer vi nye områder for at finde endnu flere indsatsområder og afbureaukratiseringsforslag. Det bliver en lang løbende proces, understreger borgmesteren.

- Samtidig har vi i hele organisationen et stort fokus på innovation: Hvordan kan vi arbejde lidt smartere! Den centrale pulje til kompetenceudvikling i 2009 er f.eks. målrettet aktiviteter inden for kreativitet, innovation og fornyelse. Vi har også forleden haft samlet 150 fra vores samarbejdsorganisation for at hente inspiration til, hvordan vi arbejder på at få nye gode ideer til, hvordan vi løser vores opgaver i fremtiden, fortæller Leif Skov.

Vil udnytte udfordringsretten
Mange administrative byrder stammer fra staten eller overenskomsterne. Regeringen har i samarbejde med KL gennemført en såkaldt udfordringsret. Den betyder, at kommuner og institutioner forsøgsvis kan blive fritage for nogle af de statslige og overenskomstmæssige regler for at afprøve nye måder at gøre tingene på.

- Den ret vil vi selvfølgelig benytte os af, fortæller Leif Skov. I de enkelte forvaltninger er man nu i gang med at undersøge nærmere, hvad det er for regler, der skal søges dispensation fra, og så vil vi sende ansøgningerne af sted, lover Leif Skov.

-Vi er en stor organisation, og de første år efter kommunalreformen har vi haft fokus på opbygningen af den nye organisation og sikker drift. Nu er tiden moden til et serviceftersyn. Kan vi gøre tingene anderledes og bedre.

tj